Những lưu ý khi làm việc qua điện thoại

Trong công việc thời hiện đại, điện thoại trở thành một công cụ hữu hiệu, một trợ thủ đắc lực giúp bạn hoàn thành công việc đạt hiệu quả. Nhiều người nghĩ rằng việc sử dụng điện thoại là đơn giản và cứ dùng theo cảm tính. Tuy nhiên trên thực tế không phải vậy, nếu không học cách sử dụng điện thoại, công cụ này có thể “giết chết” thời gian của bạn.

Xem thêm các thông tin về phần mềm quản trị nhân sự để lựa chọn giải pháp quản lý nhiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn trước môi trường kinh doanh năng động và luôn đổi mới hiện nay

Là một người thường xuyên sử dụng điện thoại, bạn nên chú ý cho mình một số kỹ năng dưới đây:

Xác định rõ mục đích cuộc gọi của mình là gì?

Điện thoại là công cụ để liên lạc, thông báo những tin tức, sự kiện cần thiết cho đối phương, nên trong các cuộc nói chuyện cần có nội dung rõ ràng.

Nếu cuộc gọi của bạn nhằm thông báo và trao đổi quá nhiều thông tin, nhằm tránh bỏ sót bạn nên chú ý có thể gạch đầu dòng trước những điều định nói và những gì cần nói. Đồng thời như vậy bạn cũng có thể tiết kiệm được thời gian cho bạn và người nghe cũng dễ dàng nắm bắt thông tin hơn.

Điều chỉnh cách nói chuyện cho phù hợp với từng đối tượng giao tiếp

Điều này rất quan trọng, bạn nên chú ý bởi nó có thể quyết định đến sự thành công của cuộc gọi. Đối với những đối tượng bận rộn thường thích cách tiếp cận trực tiếp, ngắn gọn, nội dung thông tin được truyền đạt rõ ràng tránh vòng vo câu giờ. Tuy nhiên những người dễ hòa đồng thường nói chuyện thân mật hơn, bạn có thể thêm các câu chuyện phiếm để tạo không khí hơn.

Cần hình thành nghệ thuật nói chuyện 

Hạn chế nói chuyện riêng

Đối với từng đối tượng nói chuyện , có thể nói chuyện phiếm là chủ đề giúp hai người trỏe nên thân thiết hơn, tuy nhiên đừng quá lạm dụng chúng vào mọi lúc moi nơi. Đặc biệt chú ý, bạn không nên đưa chủ đề gia đình quá sâu vào cuộc nói chuyện mà thay vào đó có thể lựa chọn những chủ đề chung như thời tiết, cuộc sống,…

Trả lời một cách thẳng thắn

Đây là một trong những kỹ năng cần thiết giúp cho cuộc đàm thoại được thành công. Nếu đối tác có hỏi bạn, hãy trả lời thẳng vào câu hỏi, đừng ậm ừ nhát gừng để tạo tính không chuyên nghiệp. Nếu bạn không hiểu rõ câu hỏi có thể hỏi lại, nếu bạn không biết chính xác câu trả lời hãy xin phép tìm hiểu và sẽ gọi lại sớm nhất để giải đáp.

Lưu ý không không biết rõ câu trả lời, đừng bao giờ trả lời. Nếu đối tác phát hiện, sẽ tin tưởng vào bạn sẽ giảm sút.

Chốt lại những điều đã nói trong cuộc trò chuyện trước khi kết thúc

Như thế cả hai có thể xem mình đã thống nhất với nhau được điều gì để có thể đưa ra cách giải quyết thích hợp